IT-Integration: Abgrenzung Dokument vs. Anwendung

in jedem Unternehmen gibt es die sogenannte Schatten-IT: Fachabteilungen erstellen eigenverantwortlich Office Makros, bauen Access Datenbanken auf, um eigene Auswertungen auf „ihren“ Daten fahren zu können etc.

Im Zuge der Digitalisierung wird das Zusammenführen aller Unternehmensdaten immer wichtiger werden. Sofern dies nicht gelingt, können keine durchgängigen automatisierten Prozesse modelliert und implementiert werden…

Bei der Analyse von Integrationsbedarfen stehe ich regelmäßig vor der Entscheidung: nehme ich der Personalabteilung ihre „eigene“ „kleine“ Datenbank oder ihre Kalkationstabelle weg oder lasse ich nochmal alle 4e gerade sein. Ha denkt es sich um eine Hilfsdatei oder ist es eine eigene Anwendung, in der vielleicht sogar unternehmenskritische Daten gehalten und verarbeitet werden? Was passiert damit, wenn der verantwortliche Beschäftigte die Organisation verlässt?

Oder: welches ist eigentlich die aktuell gültige Arbeitsversion??? Diejenige, die ich letzte Woche per E-Mail erhalten habe???

Ein erster Absatz der Bewertung solcher „Dateien“ könnten die Fragen sein:

  1. werden wiederkehrend und in regelmäßigen Abständen externe Daten importiert und weiter verarbeitet?
  2. wird das Ergebnis der Verarbeitung anderen Organisationseinheiten zur Verfügung gestellt?
  3. Was geschieht mit dem Ergebnis? Stellen die Daten und Ergebnisse eine Grundlage für Entscheidungen in anderen Org-Bereichen dar?

Wenn diese Fragen mit „ja“ beantwortet werden, handelt es sich eher um eine „Anwendung“, weniger um eine einzelne, nur temporär benötigte Arbeitsdatei. Dann könnte es sich lohnen, diese in eine größeres IT-Gesamtsystem zu integrieren….